Aplikace VVVS je přístupná přes webové stránky
www.vvvs.cvut.cz/aplikace.
Slouží k evidenci publikací, grantů, výzkumných záměrů, smluv a ke správě přidružených číselníků.
Tato příručka stručně popisuje jak pořizovat, prohlížet a opravovat záznamy o publikacích.
Po přihlášení do aplikace VVVS se zobrazí základní menu:
Zcela rozbalená struktura menu aplikace VVVS je následující:
Po výběru položky "Publikace-Pořízení"
se v aplikaci VVVS zobrazí podmenu základních skupin publikací.
Jejich rozbalením získáte nabídku všech
skupin a jednotlivých typů publikací
ve VVVS podporovaných.
Po výběru Vámi zvoleného typu publikace se zobrazí formulář, který je
ve svém obsahu ve většině typů publikací shodný. Jako ukázka může posloužit
obrázek pořízení stati ve sborníku.
Pro vyplňování jednotlivých položek publikací je důležité vědět, které z nich
jsou povinné a které ne. Povinnost vyplňování některých z nich je navíc
podmíněná (např. pro publikace jdoucí do RIV jsou
všechny anotace nebo seznam akcí povinné). Podrobnější popis
povinnosti všech položek (názvy, anotace, konference, vydavatel, ISBN, ISSN,
počet stran, seznamy autorů, oborů akcí apod.) obsahují
formuláře typů publikací;
nápovědu též naleznete přímo v aplikaci VVVS za každou z položek, za níž se
objevuje žlutý otazník 
.
Pro rychlou orientaci lze povinnost vyplňování položek obsažených
ve všech typech publikací shrnout následovně:
V závislosti na originálním jazyce publikace se mohou jednotlivé názvy a anotace
shodovat (např. u české publikace je název v originále a
Název v českém jazyce shodný).
Položky v přidružených údajích jsou pro všechny typy publikací opět shodné a platí u nich:
V případě, že má být publikace součástí hodnocení RIV,
je nutno provést její návaznost na akci. Návaznost provedete při vyplňování publikace
v části "Přidružené údaje". Pod položkou Akce je tlačítko
, jejímž aktivováním se zobrazí nová stránka,
ve které je nutno vybrat Označení akce pomocí seznamu ( 
).
Tlačítko provede spuštění nového okna prohlížeče:
Zde je nutné zvolit Druh akce a pak volitelně Katedru, Externí číslo
a/nebo Číslo FIS. V případě, že výběru odpovídá více než 16 záznamů, je pro
zobrazení všech položek nutné zaškrtnout položku vždy.
Obecně je možné navázat na publikaci více než jednu akci. Dle pravidel RIV
by však měla být na každou akci navázána alespoň jedna publikace, která je výsledkem pouze
této jedné akce (tj. publikace není výsledkem jiné další akce).
Položka Druh akce
má tři možnosti:
Nepovinná položka. Význam citací je však od roku 2007 podstatný, protože je
zahrnut do hodnocení ČVUT ze strany MŠMT (rozpočet).
Zde se ale jedná pouze o Citace SCI Expanded
(viz např.
Thomson Scientific). Autocitace lze vložit, ale neuznávají se.
Citace z jiných publikací (které nepatří do výše uvedených Citací SCI Expanded)
je možné také vkládat, ale jejich evidence není z pohledu ČVUT nijak významná.
V části "Přidružené údaje" pod položkou Citace je tlačítko
, jejímž aktivováním se zobrazí nová stránka:
Citovaná publikace (tak, která je právě ve VVVS vyplňována) se automaticky
předvyplní. Údaje o citující publikaci je nutno doplnit.
Žlutě podbarvená políčka jsou povinná.
Publikace může nabývat mnoha stavů. 3 základní z nich jsou:
Některé publikace vyžadují pro korektní záznam navázat vztah k jinému typu publikace.
Jedná se o návaznosti Stať vs. Sborník,
Článek vs. Časopis nebo Kapitola
vs. Kniha-sborník.
Stať ve sborníku vs. Sborník
Při vyplňování Stati ve sborníku
jste aplikací vyzváni k výběru Sborníku ze seznamu. Pokud se Sborník
v seznamu nenachází (což můžete pomocí kritérií zjistit - viz odstavec
"Prohlížení a opravy publikací" níže),
je nutné jej vložit jako nový záznam. Mějte na paměti, že při tvorbě
Stati ve sborníku na CD-ROM
se sborník vybírá ze Seznamu sborníků na CD-ROM.
Sborník vs. Konference
Další (vnořená) vazba.
Jestliže jste přinuceni vložit nový Sborník, pak s velkou pravděpodobností
budete nuceni vložit i do příslušného číselníku Konferenci,
kterou naleznete v "Číselníky-Konference", viz obrázek níže.
Konference nemusí mít jasně stanovený název. Z důvodů snížení pravděpodobnosti
vytvoření duplicitní konference jste v dalším kroku nejprve
vyzvání k jejímu vyhledání podle Vámi zvolených kritérií. Zadávejte pouze taková
kritéria, kterými jste si jisti. Na následujícím obrázku je např. hledána konference,
která se konala v ČR v roce 2006 a její název určitě obsahuje "9th international".
Znak procenta (%), který se objevuje před a za výše uvedeným textem nahrazuje
jakýkoli (i nulový) řetězec znaků v textu.
Po použití tlačítka
se zobrazí seznam konferencí odpovídajících zadaným kritériím, jak je patrné na
dalším obrázku.
Pokud není hledaná Konference mezi těmito záznamy nalezena,
je aplikací umožněno vložit Konferenci novou použitím tlačítka
.
Článek v časopise vs. Časopis
Při vyplňování Článku v časopise
jste aplikací vyzváni k výběru Časopisu ze seznamu. Pokud Časopis
v seznamu není (což můžete také pomocí kritérií zjistit - viz odstavec
"Prohlížení a opravy publikací" níže), je nutné Časopis vložit jako nový záznam.
Mějte na paměti, že při tvorbě Článku v online časpisu
se časopis vybírá ze Seznamu online elektronických časopisů.
Kapitola v knize vs. Kniha-sborník
Při vyplňování Kapitoly v knize se postupuje analogicky jako u
Stati ve sborníku. Aplikace požaduje vybrat ze seznamu Kniha-sborník.
Jestliže tato v seznamu není, je nutné Knihu-sborník vložit jako nový záznam.
Pozn.: stává se, že uživatelé při vyplňování zamění typy publikace Kniha a
Kniha-sborník. Kniha je jiný typ monografie (není tovřena kapitolami
jednotlivých autorů) a v seznamu Kniha-sborník ji nenajdete.
Po výběru položky "
Publikace-Prohlížení a opravy"
se v aplikaci VVVS zobrazí formulář "Kritéria pro výběr publikací", viz následující
obrázek.
Tento formulář umožňuje vybrat seznam záznamů, které se budou prohlížet
či opravovat.
Výběr záznamů se děje pomocí výběrových kritérií. Je to soubor podmínek,
kterým musí záznam vyhovovat, aby byl pro prohlížení či opravy vybrán.
Na následujícím obrázku je příklad omezení seznamu záznamů na všechny
kapitoly v knize, vydané od roku 2004 (včetně),
kde některý z autorů je z Fakulty elektrotechnické.
Kromě výběrových lišt pro Typ, Fakulta, katedra a jazyk
lze pro urychlení operací využít také vestavěných tlačítek:
- vyvolává seznam dostupných hodnot,
- v položce se objeví katedra resp. fakulta autora záznamu,
- v položce se objeví letošní rok vydání publikace,
- v položce Osoba se vyplní celé jméno autora záznamu,
v položce Vytvořil a Opravil se zobrazí přihlašovací jméno
autora záznamu.
Po zadání kritérií, zobrazených na obrázku výše, se po stisknutí tlačítka
vypíše požadovaný seznam záznamů:
Stisknutím tlačítka
se zobrazí detail zvoleného záznamu, tlačítko
umožní zvolený záznam opravit. Opravovat
záznam Vám aplikace umožní, pokud k tomu máte dostatečná práva. Zde záleží
na vztahu uživatele k záznamu,
na stavu záznamu a na schvalovací proceduře určené pro publikace. Obecně platí,
že záznam může opravovat:
